EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen informointi henkilötietojen käsittelystä (tietosuojaseloste)

Päivitetty 15.12.2020

1. Rekisterinpitäjä

Nimi:
Kattotutka Oy

Postiosoite:
Myrskyläntie 1204
07680 Juornaankylä

Puhelin:
010 680 4000

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Heikki Kumpulainen
Puhelin: 010 680 4000
Sähköposti: heikki.kumpulainen@kattotutka.fi

3. Rekisterin nimi

Kattotutka Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Henkilötietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja asiakasuhteen ylläpito sekä markkinointi. Rekisteri sisältää henkilötietoja Kattotutka Oy:n nykyisistä ja aiemmista asiakkaista, www.kattotutka.fi ja/tai www.omakatto.fi -sivustojen kautta yhteyttä ottaneista henkilöistä, väliaikaisen markkinointirekisterin markkinointiluvallisista henkilöistä sekä verkkosivujen vierailijoista.

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

• Asiakkaiden kontaktointiin asiakkaan itse syöttämien tietojen pohjalta:
  • Tarjouspyyntö- ja tilauslomakkeet
  • Palautelomakkeet
  • Pyydä käymään-lomakkeet
  • Rekrytointilomakkeet
• Asiakkuuden hoitamiseen:
  • Tarjouspyyntöjen käsittelyyn
  • Myyntiin ja markkinointiin
  • Asiakassuhteen hallintaan
• Verkkosivujen toiminnot ja kävijäseuranta
  • Asiakaspalvelu, mm. chat
  • Kävijäseurantatilastot ja sivuston kehittäminen
  • Markkinointiin liityvän kohdennustietojen keruu

Kattotutka Oy:n henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet:

• Suostumus: verkkosivujen vierailijat, jotka ovat antaneet suostumuksen evästeiden ja seurannan käytölle, sekä markkinointiluvan antaneet asiakkaat.
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: asiakassuhteeseen liittyvät asiakkaan tiedot ennen sopimuksen tekoa.
• Sopimus: asiakkaiden tiedot, joiden kanssa on tehty sopimus toimitettavista palveluista.
• Lakisääteiset velvollisuudet: tiedot, joiden säilyttämisestä määrätään laissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Kattotutka Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri sisältää enintään seuraavat tiedot (riippuen asiakkaan käyttämästä www-lomakkeesta ja siinä antamistaan tiedoista):

• Nimi
• Lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Titteli (asema yrityksessä)
• Yrityksen, taloyhtiön ja kiinteistöyhtiön nimi
• Henkilön työnantajan nimi
• Henkilöön liittyvän kiinteistön perustiedot
  • Kiinteistön nimi
  • Kiinteistön lähiosoite
  • Kiinteistön kaupunginosa
  • Kiinteistön paikkakunta
  • Kiinteistön rakennustyyppi
  • Kiinteistön katon tyyppi
  • Kiinteistön katolla oleva ongelma (henkilön kertomana)
• Henkilöä kiinnostavat Kattotutka Oy:n palvelut
• Henkilön antaman palautteen/arvion Kattotutka Oy:n toiminnasta ja/tai palveluista
• Henkilön rekrytointihakemuksessa antamansa tiedot
  • Millaisesta työstä on kiinnostunut
  • Miltä paikkakunnalta / alueelta hakee töitä
  • Taustatiedot
  • Työhakemus
  • Koulutus
  • Suosittelijat
  • Ikä
• IP-osoite
• Annetut suostumukset (evästeiden ja seurannan käyttö, markkinointilupa)
• Evästeet (lisätietoa evästekäytännöistä)
• Muut asiakassuhteeseen mahdollisesti liittyvät tarpeelliset tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Lähtökohtaisesti tietoja ei hankita ulkopuolisista lähteistä vaan pääasiallinen tietolähde on asiakas itse. Väliaikainen markkinointirekisteri voidaan kuitenkin koostaa yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. Muut osoitelähteet on tällöin eritelty markkinointiviestissä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta tai siirretä Kattotutka Oy:n ulkopuolelle muuta kuin silloin, kun henkilön tekemän tilauksen loppuun saattaminen sitä edellyttää (projektikohtaiset alihankkijat tai muut yhteistyökumppanit). Jos henkilö on antanut suostumuksensa käyttää tietojaan Kattotutka Oy:n markkinoinnissa, voidaan tietoja niiltä osin luovuttaa Kattotutka Oy:n ulkopuolelle markkinointitoimenpiteen toteuttajalle, mutta tällöinkin vain Kattotutka Oy:n markkinointia varten.

Verkkosivuilla vierailevien tietoja luovutetaan seuraavassa kohdassa kerrotuille Kattotutka Oy:n henkilötietojen käsittelijöille.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Asiakkaan itsensä antamia henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Verkkosivujen vierailijoiden antaman suostumuksen perusteella kävijäseuranta- ja mainonnan kohdennustietoja voidaan siirtää seuraavien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta EU:n ulkopuolelle maihin, joissa kyseisillä yrityksillä on toimintaa:

• Facebook
• Google
• Jacari Group Oy (Serviceform)
• Trustmary Group Oy

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Yhteydenottolomakkeiden kautta lähetetyt asiakastiedot ovat suojattuja https-protokollalla. ATK-järjestelmissä käyttöoikeuksia on rajoitettu ja käsiteltäviä tietoja käsittelee vain käyttöoikeuden omaavat henkilöt. Järjestelmät on suojattu salasanoin ja vahvoin tietoturvaominaisuuksin. Manuaalisesti käsiteltävien asiakastietojen lukumäärä on minimoitu ja manuaaliset arkistot säilytetään lukitussa tilassa.

10. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla asiakkaalla on oikeus pyytää tietojen tarkistamista, oikaisua ja poistoa. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti kohdassa 2. mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai kirjeitse kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen (kuoreen merkintä: Tietosuojavastaavalle). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on lisäksi muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme tilauksen yhteydessä tulleita henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa säädettyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpito, hoitamiseksi.